Les documents à fournir pour un bail professionnel se répartissent entre trois acteurs : le bailleur justifie de sa qualité de propriétaire et des droits sur le local, le locataire prouve son identité et son activité libérale, et le contrat reçoit en annexe les diagnostics du local. Ce bail, prévu par la loi du 23 décembre 1986, s’adresse aux professions libérales et suit des règles distinctes du bail commercial.
Bail professionnel ou bail commercial : ce que change le dossier
Le bail professionnel est le contrat des professions libérales, réglementées ou non : médecin, avocat, architecte, consultant. Un commerçant ou un artisan relève en revanche du bail commercial. Le contrat doit être écrit, et la loi fixe une durée minimale plus longue que celle d’un bail de logement.
Pour le dossier, la différence se voit sur le locataire : il n’a pas d’inscription au registre du commerce à produire quand il exerce en nom propre, mais il doit prouver son activité. Les pièces d’un bail commercial sont détaillées dans notre page sur les documents d’un dossier de location de local commercial, utile pour comparer les deux listes.
Le locataire garde aussi la possibilité de partir : sa sortie suit les règles décrites dans l’article sur la résiliation d’un bail de location, avec un préavis à respecter.
Les pièces à réunir par le bailleur
Le bailleur commence par établir qu’il peut louer le local. Pour une personne physique, il fournit sa pièce d’identité. Pour une société civile immobilière, il remet un extrait Kbis récent et les pouvoirs du gérant qui signe. Si le bien est en indivision, tous les indivisaires figurent à l’acte.
Viennent ensuite les documents qui rattachent le local au bailleur :
- le titre de propriété (acte d’achat ou attestation de propriété), qui prouve le droit de louer ;
- la dernière taxe foncière, que le locataire demande souvent pour vérifier l’adresse et la surface ;
- le règlement de copropriété, qui doit autoriser l’usage professionnel des lots.
Quand un logement devient un cabinet, une autorisation de changement d’usage peut être exigée dans certaines communes. Le bailleur la demande à la mairie avant de signer, pas après. Il vérifie aussi sa couverture : une assurance propriétaire non occupant reste utile entre deux locataires.
Les pièces demandées au locataire
Le locataire libéral remet une pièce d’identité et un justificatif de domicile. Il ajoute la preuve de son activité : inscription à l’ordre ou à l’organisme de sa profession, numéro SIRET, attestation de l’URSSAF. Ces documents montrent au bailleur que le local servira bien à l’exercice déclaré.
Le bailleur demande ensuite des justificatifs de ressources : avis d’imposition, déclarations de résultats ou bilans des derniers exercices, selon l’ancienneté de l’activité. Un professionnel qui s’installe fournit un prévisionnel signé par son expert-comptable.
L’attestation d’assurance du local (responsabilité civile professionnelle et multirisque) se remet à la signature. Si le locataire exerce en société d’exercice libéral ou en société civile professionnelle, il fournit en plus le Kbis, les statuts et les pouvoirs du signataire.
Caution et garanties : les documents à prévoir
Quand le bailleur exige une caution, celle-ci fournit sa pièce d’identité, ses justificatifs de ressources et un acte de cautionnement signé, dont le montant et la durée sont écrits à la main ou inscrits clairement dans l’acte. Le dépôt de garantie n’est pas encadré comme dans un bail de logement : les parties le fixent librement dans le contrat.
Une garantie bancaire à première demande remplace parfois la caution personnelle. Le locataire remet alors l’engagement signé par sa banque, que le bailleur joint au dossier.
Les annexes obligatoires du bail professionnel
Trois documents techniques se joignent au contrat selon la situation du local. Le diagnostic de performance énergétique est exigé pour tous les locaux, et il reste valable 10 ans. L’état des risques et pollutions se joint lorsque le local se trouve dans une zone concernée par un risque naturel, minier ou technologique.
Le diagnostic amiante concerne les locaux d’un immeuble dont le permis de construire date d’avant le 1er juillet 1997. Il ne s’annexe pas au contrat, mais le bailleur le tient à disposition du locataire qui le demande. Au-delà de 2 000 m², une annexe environnementale s’ajoute au bail.
L’état des lieux d’entrée est obligatoire dans un bail professionnel, de même que celui de sortie. En cas de désaccord, un huissier peut l’établir, et les frais se partagent. La procédure de sortie est détaillée dans l’article sur l’état des lieux de sortie conforme à la loi.
Les oublis qui retardent la signature
Quelques manques reviennent d’un dossier à l’autre :
- un règlement de copropriété qui interdit l’activité professionnelle, découvert trop tard ;
- une autorisation de changement d’usage jamais demandée ;
- un diagnostic énergétique périmé, à refaire avant l’envoi du contrat ;
- des pouvoirs de signature absents pour une société ;
- une assurance du local non souscrite à la date de remise des clés.
Un dossier complet des deux côtés permet de signer le jour prévu. Le plus simple est de dresser la liste des pièces à la première visite et de la faire valider par le notaire ou l’avocat qui rédige le bail.
